Google Apps Vault je add-on pro Google Apps, který vám umožní profesionální vyhledávání a archivování  dokumentů a e-mailových zpráv ve vaší společnosti. Spadá do oblasti takzvaného eDiscovery, což je soubor požadavků, které jsou třeba k uchování elektronických dokumentů pro případ nenadálého právního řízení. Vault je zcela on-line, takže není třeba instalovat ani udržovat žádný software. Vault je součástí Google Apps Unlimited, nebo je možné pořídit licence Vault, a to při ceně 5 dolarů na uživatele a měsíc.

Především malé a střední firmy považují právní spory za něco, co se jich příliš netýká. Ovšem realita bývá mnohdy krutá, pak už je vcelku jedno, zda-li je to dílem některého ze zaměstnanců, konkurence nebo nešťastné náhody. Důležité je v takovém případě mít prvotřídní přehled o všech dokumentech, které se daného problému dotýkají. Nepřipravenost se může velice prodražit.

Na rozdíl od jiných nástrojů má Vault další výhodu. Zbytečné nevytváří zálohovací kopie dotčených dat. Pokud uživatel s aktivovaným Vaultem odstraní některý e-mail nebo jiný dokument, tento soubor zmizí v rámci uživatelského rozhraní, na serveru však tento soubor, zpráva zůstane zachována v původní podobě. Skrze uživatelské prostředí Vaultu bude i nadále přístupná.

Vault samozřejmě zachovává všechny výhody Google Apps, neboť je průběžně vyvíjen. Míra zabezpečení a úroveň soukromí je jako u ostatních služeb Google Apps, takže se uživatelé nemusí o data obávat.

Google Apps Vault poskytuje následující eDiscovery služby:

  • E-mail a chat archivace – Sami zvolíte dobu, po kterou se budou uchovávat záznamy z emailové či chatové konverzace, než budou odstraněny z uživatelských schránek a odstraněny ze systémů Google.
  • Legal hold – držení veškeré konverzace uživatelů za účelem splnění právních nebo jiných povinností.
  • Vyhledávání souborů –  hledání souborů ve vaší doméně v rámci Google Disku, lze prohledávat jednotlivé uživatelské účty, organizační jednotky, data nebo klíčová slova. Výsledky hledání jsou typy souborů, Google, stejně jako non-Google, typy souborů, jako jsou PDF, DOCX a JPG.
  • E-mailové vyhledávání – hledání emailů a záznamů z chat konverzace ve vaší doméně od uživatelského účtu, data nebo klíčového slova.Vault též podporuje Boolean, Gmail specifické vyhledávání za pomocí zástupných operátorů.
  • Export – exporty konkrétní dat do standardních formátů pro další zpracování a hodnocení.
  • Auditorské zprávy – Vault lze použít k auditorským zprávám, kdy za vámi zvolené období, obdržíte informace o aktivitách jednotlivých uživatelů v systému Vault.

Chcete-li začít s 30-ti denní zkušební verzí zdarma, kontaktujte mně.

Zdroje: What is Google Apps Vault? , Google Apps Vault FAQ
 
Autor článku: Jan Zítko (www.google-apps.cz

Tento článek byl celkově zobrazen již 1445x

Komentáře k článku

komentářů