9 triků pro Google Disk o kterých jste nevěděli

Za starých dobrých časů, mezi psacími stroji a cloudovými dokumenty, byly aplikace, které žili na počítačích, programy byly nazývány. Dva z nejpopulárnějších byly Word a Excel. Stejně jako psací stroje produkovali jedinou verzi dokumentu. Dokument mohl být vytvořen, uložen a poté poslán na někoho. Kdo dokument upravil, uložil a poté poslat na zpět. V tu ránu jste namísto jednoho dokumentu měly tři (v1 – originální, v2 – upravený, v3 – kopie upraveného). Tímto se produkovalo v podstatě neomezené množství verzí stejného dokumentu, kdy každé otevření/uložení a zkopírování vytvářelo zcela nový dokument. Bylo velmi pravděpodobné, že v průběhů životního cyklu dokumentů, dojde v důsledku množství takto vzniklých nových dokumentů k chybě, která by mohla nést fatální důsledky.

Pojďme se tedy v dnešním článku podívat, jak z Google Disku vytěžíme maximum, za pomocí pár jednoduchých a užitečných triků. Dozvíte se například, jak připojit do emailů větší soubory, jak ušetřit pevné místo na vašem disku či jakým způsobem obnovit staré verze dokument. To vše a ještě více, bez nutnosti instalace žádných dalších aplikací.

1. Jak pomocí Google Disku připojit větší soubory k emailu

Google Disk učinil odesílání souborů a fotografií jako přílohy e-mailů opět o trochu více sexy. Pokud připojujete soubor z vašeho počítače, můžete připojit jen soubory do velikosti 25 MB. Ale tím, že vložíte soubory pomocí Disku, můžete poslat soubory až do velikosti 10 GB. Příjemce si může snadno takový online soubory zobrazit. Stane-li se, že soubory nejsou patřičně sdíleny, Google Disk vás automaticky vyzve k tomu, před tím, než e-mail je vůbec odeslaný. Odešlete-li email omylem bez předchozího nastavení přístupu, příjemce má možnost si tento přístup z obdrženého emailu od vás vyžádat.

Další výhodu od tradičních příloh vidím, že odpadá doba, kdy je nutné čekat na soubor, který chcete nahrát. S Google Disk jednoduše přiložíte soubory “odkazy na soubory” během pár vteřin.

2. Verze souborů

Chcete-li společně spolupracovat na dokumentech se svými kolegy či klienty a mít dokonalý přehled nad jednotlivými úpravy včetně informací, kdo a kdy změny na dokumentu provedl? Začněte používat Google Dokumenty. Dokonce návrat k předchozí verzi dokumentu, nemá vliv na odstranění předchozích verzí, pouze se vytvoří nová verze, dané verze na vrcholu historie revizí.

Chcete-li zobrazit starší verze souboru.

1. Přejděte k dokumentu u kterého chcete vidět historii revizí. Otevřete ho.
2. Klikněte levým tlačítkem v hlavním menu na Soubor.
3. Z kontextového menu vyberte Zobrazit historii verzí (Ctrl+Alt+Shift+G).

3. Udělejte z Google Disku výchozí složku dokumentů

Při instalaci aplikace Google Disku na vaše PC s Windows se vytvoří samostatná složku pojmenovaná “Disk Google” většinou na ploše. Nyní jakýkoliv obsah, který chcete synchronizovat s Google Diskem, musíte do složky ručně nahrát. Pro některé z vás, by však bylo mnohem příjemnější, kdyby složka “Disk Google” byla nastavena jako výchozí složka Dokumenty. Neboť většina programů vč. Office tzn. Word, Excel, PowerPoint ukládá automaticky soubory do této složky.  Pokud budete postupovat dle pokynů níže, zajistíte si, že veškeré soubory uložené do výchozí složky Dokumenty se vlastně budou ukládat  do “Disk Google” a tím případem i automaticky synchronizovat do cloudového úložiště na vašem Google Disku v GAPPs.

Pro uživatele MAC: Otevřete Terminál (v Utilities) a typ cd Google\ Drive/. Stiskněte Enter a pak typ In –s~/documents /documents. Stiskněte opět klávesu Enter a nyní se podívejte na kouzlo, které se právě stalo.

Pro uživatele Windows: Klikněte v průzkumníku pravým tlačítkem na výchozí Dokumenty. Vyberte poslední možnost Vlastnosti, zvolte záložku Umístění, zde dle obrázku vyberte Přesunout.  V nově otevřeném dialogovém okně, najděte složku “Disk Google” a poté zvolte možnost Vybrat složku. Okno se automaticky uzavře a vy nyní potvrďte změnu kliknutím na tlačítko Použít. Nyní na vás vyběhne opět hláška, informující o vašem záměru, zaměnit stávající výchozí Dokumenty za “Disk Google” , potvrďte.  (Pozn. já mám přejmenovanou složku Disk Google na Prace Drive.)

Takto lze například i spojit Obrázky s Fotky Google, kdy stejným způsobem namapujete výchozí Obrázky na složku v “Disk Google” a dále pak do podsložky “Fotky Google”.

4. Pracujte Offline ve vašem smart zařízení

Ujistěte se, že soubory v režimu offline, vám budou  neustále k dispozici.  Přestože váš telefon či tablet ztratí připojení ať už v důsledku, návštěvy letadla nebo v domě se špatným připojením.

Chcete-li soubory v režimu offline stačí zamířit do aplikace Disk Google v telefonu nebo tabletu:

1. Přejděte k souboru, který chcete být k dispozici v režimu offline.
2. Klikněte na ikonu Info napravo od názvu souboru (viz. obrázek).
3. Prstem přesuňte u Uložit offline na Zapnuto (viz.obrázek).

Nyní bude soubor uložen do vašeho mobilního zařízení, takže si ho můžete prohlížet a upravovat, i když jste v režimu offline.

5. Úspora místa na vašem PC se selektivní synchronizací

Selektivní synchronizace dále jen “Sync” je funkce desktopové aplikace Disk Google, která vám umožní vybrat pouze složky, které chcete synchronizovat do vašeho počítače. Selektivní Sync vám dává kontrolu, díky které máte možnost, mít v počítači jen ty soubory, které na něm skutečně potřebujete. To je například užitečné zejména v případě, že chcete ušetřit místo na vašem notebooku či počítači s malým hardiskem.  Vlastníte-li více notebooků a potřebujete-li mít na každém něco jiného, např. jeden slouží pro Obchod a druhý pro Marketing, lze docílit správně zvolenou selektivní Sync, že v daném notebooku, budete mít soubory jen z dané oblasti.

Chcete-li povolit selektivní Sync a vybrat z Google Disku preference pro svůj počítač:

1. Klepněte pravým tlačítkem myši na ikonu Disku Google na lište vedle hodin.
2. Zde vyberte v pravém horním rohu Settings “tři tečky pod sebou”.
3. Zvolte z menu možnost Preferences…
4. Přepněte z možnosti Everything on My Drive na Only these folders…

Nyní již pouze zaškrtejte složky z nejvyšší úrovně,  které se mají automaticky synchronizovat do vašeho počítače. Všechny ostatní složky, které nebudou zaškrtnuté se nebudou synchronizovány do počítače. Budou však nadále k dispozici na internetových stránkách Google Disku či vašich mobilních aplikací a na jakémkoliv jiném počítači připojeného k vašemu Google účtu. Toto nastavení, platí pouze tedy pro tento jeden počítač.

6. Obnovte vyhozené soubory z koše

Pokud omylem smažete soubor z Google Disku na ploše? O nic nejde, stačí zamířit na webový stránky Google Disku a v levém menu, vybrat Koš. Naleznete zde všechny soubory, které jste kdy odstranili. Nyní vše, co musíte udělat je pouze najít a vybrat souboru, kterou požadujete obnovit. Obnovu provedete kliknutím na daný soubor pravým tlačítkem a vybráním možnosti Obnovit. Stejná možnost je viditelná při vybrání souboru v pravé horní části obrazovky viz. obrázek níže. Platí stejně tak pro obnovu složky.

7. Použijte Google formuláře pro sběr dat

Google formuláře jsou dalším mocným nástrojem mezi Google Dokumenty. Díky Google formulářům budete schopni během velice krátké chvíle spustit ať už interní průzkum mezi zaměstnanci firmy tak spustit online formulář spokojenosti klientů na vašem webu. Veškeré sebrané informace se automaticky ukládají do Google Spreadsheetů, kde jsou úhledně uspořádány. Díky čemuž, lze výsledky rychle analyzovat. Samozřejmostí je z těchto dat vytvářet automaticky přehledné grafy a koláče.

Chcete-li vytvořit nový formulář, přejděte na váš Google Disk v prohlížeči.  V levé části, klikněte na tlačítko Přidat, v menu sjeďte na Více, kde zvolte Formuláře Google. Nyní se můžete pustit do samotného nastavení a vytváření formuláře. Více o formulářích se dozvíte, někdy příště v samostatném článku.

8. Vkládání obrázků do Google Dokumentů

Disk Google vám umožňuje přetahovat obrázky přímo z vašeho počítače do Google Dokumentů, což je vcelku dost rychlý způsob, jak na vzhled vašeho dokumentu. Můžete také vkládat obrázky přímo z  Vyhledávání obrázků Google. Jednoduše přejděte v menu na Vložit/Obrázek a záložku Vyhledávání. Dokonce funguje i přetažení obrázku z Vyhledávání obrázků Google do Google Dokumentu, kdy stačí mít otevřený dokument v jedné záložce a vyhledávání obrázků v druhé záložce.

9. Označování klíčových souborů za pomocí hvězdy

Hvězdy vám umožní identifikovat důležité soubory pro rychlý přístup. K “Hvězda” souboru, stačí zamířit na webové stránky Google Disku nebo v mobilní aplikace hledejte záložku “S hvězdičkou”.

Doufám, že jsme vám tímto článkem pomohl opět o trochu více se vnořit do důmyslného a propracovaného světa Google služeb. Pokud máte nějaké vlastní vychytávky, nebo se domníváte, že zde něco podstatného chybí, neváhejte a napište mi níže do komentářích. Děkuji