Corporate identity v emailovém podpisu

Věřím tomu, že mnozí z Vás se již setkali s výrazem corporate identity “firemní styl” , což je vlastně soubor pravidel určující jak by firma měla vystupovat ke svému okolí a především pak svým zákazníkům.  Samotná filozofie podnikové identity by vydala na samostatný článek, který by však vzhledem k zaměření tohoto blogu byl lehce scestný.  Nicméně do firemního stylu spadá i oblast firemního designu, kam bych si dovolil umísti i samotný podpis, který by měl být součástí každého odeslaného firemního mailu. 

Za svojí dlouholetou praxi v oblasti Google Apps, jsem zjistil, že firmy mají velké problémy v oblasti správy a údržby korporátní stylu podpisového vzoru. Příčina je zřejmá a jednoduchá, každý podpis je editačně závislý na koncovým uživateli. Ano, na školení zcela jistě zmíníte, že je nutné udržovat určitý styl podpisu, který následovně ve vzorovém stylu odešlete na své uživatele. Jak se k tomu běžný uživatel však postaví? Klasicky, kombinací kláves CTR+C a CTRL+V. V lepším případě, pokud vám štěstí bude přáno, všimne si, že je nutné vzorové hodnoty přepsat na své reálné iniciály. Díky tomu se alespoň vyhnete prekérní situaci, kdy půlka firmy bude vystupovat pod panem Vomáčkou, který ve skutečnosti vůbec ve firmě nefiguruje.  Ne, dobře, teď lehce přeháním, avšak stát se může ledacos.

Ukázka mnou používaného podpisu

Hlavní problém přichází v momentě, kdy podpisový vzor obnáší například samotnou emailovou adresu. Nesčetněkrát jsem se stal svědkem situace, kdy uživatelé sice změnili samotnou emailovou adresu, avšak již nezměnili samotný odkaz v emailové adrese. Jinými slovy, zákazník sice viděl správnou adresu, ale odepisoval již na vzorovou či v případě překopírování od kolegy na e-mail daného kolegy. A teď si představte situaci, kdy takto má nastavené emaily např. celé vaše oddělení a jeden z uživatelů dostává do svého inboxu desítky zpráv, jemu neadresovaných. Co kdyby něco důležitého smazal aniž by na to neupozornil? Přijdete o zakázku? Může toto v dnešní době firma vůbec riskovat?

Co tím vším chci říct, podpis je mnohdy ve firmách podceňovaný, ať už jde o jeho design, samotný obsah a především i správnost daného obsahu. Správnost daného obsahu je velmi těžké udržovat, zvlášť pokud má vaše společnost desítky uživatelů a například ještě na x pobočkách. Teď si představte další situaci, budete například stěhovat sídlo firmy, nebo jen přeřadíte někoho na jinou pobočku. Jste si jistí, že všichni nahradí v podpisu své staré iniciály za ty nové? Nebo snad vaši zákazníci či business partneři budou jezdit na starou adresu a marně vás v dané lokalitě hledat?

Dost bylo příkladů a strašení, tento článek vám má především pomoci řešit tuto situaci. Řešení mám pro vás hned dvě, nebo spíš jedno je rada a druhé je reálné řešení.  Jedno vás nebude stát ani korunu, za druhé si budete muset lehce připlatit tzn. od 0,5$ do 2$ za uživatele.

“Dávejte svému podpisu větší důležitost, kontrolujte ho, informujte o nutnosti držet korporátní identitu a znova ho kontrolujte, vzhled i samotný obsah. Jo a málem bych zapomněl, pravidelně kontrolujte!”

Druhé a placené řešení je využít novou aplikaci od české společnosti AppSatori, která vyvinula řešení, umožňující centrální nastavení emailových podpisů v Google Apps. A co tato aplikace všechno umí?

• Načíst data o uživatelích z profilů v Google Apps Directory, samozřejmě ale můžete informace doplnit přímo v aplikaci.
• Dovolí vytvořit více šablon podpisů pro různé skupiny uživatelů (prvotně se skupiny načtou z organizací v Google Apps).
• Můžete nastavit podpis konkrétnímu uživateli nebo celé skupině.
• Šablony podpisů podporují HTML – můžete si tedy podpis vyladit, jak potřebujete. Zároveň obsahuje i jednoduchý editor, kde podpis vytvoříte bez znalosti HTML.
• Obrázky můžete pohodlně nahrát z lokálního disku a aplikace je uloží do Google cloudu.

Prezentační stránka aplikace je k dispozici na webu  www.signaturesatori.com, kde je možné získat i zkušební verzi pro 10 uživatelů na omezenou dobu zdarma.

Náhled na administrační konzoli aplikace SignatureSatori

Ať už vaše finální rozhodnutí bude jakékoliv, bude vždy lepší, než když zaměstnanci z firmy budou odesílat podpisy v emailu v různém formátu a v horším případě ještě s chybami. Na závěr snad jen, pokud nevyužíváte Google Apps nevadí, rady z tohoto článku platí i pro vás. Správně nastavený podpis je jako vizitka společnosti a zmačkanou vizitku se špatnými údaji, by jste taky z ruky nedali.