Jako podnikatel si nemohu pomoci, ale divím se, kolik skvělých služeb nabízí Google pro veřejnost zcela zdarma! Nicméně je jedna služba, která není zcela zdarma, ale je za velmi příznivou cenu, a to je Google Apps pro firmy. Pokud nejste obeznámeni s touto úžasnou sadou cloudového softwaru, nemějte žádné starosti. Budu vás doprovázet na cestě, která vám postupně představí jednotlivé služby tohoto kancelářského balíku.

Vítejte zpátky, dnes budeme zde na Google Apps Blogu publikovat předposlední díl o tom, jak malé a střední podniky mohou a měly by používat Google Apps pro firmy s cílem snížit výdaje a zároveň si usnadnit život. Nejedná se jen o nějaké obecné tvrzení o Google Apps. Budu tu psát o hodnotných typech z předních linií, za podnikatele, který využívá Google Apps pro téměř 100% svých pracovních úkolů .

Níže uvedené odkazy se aktivují vždy, když bude zveřejněný nový díl.
Díl 1: Gmail: Nejlepší email pro malé a střední podniky
Díl 2: Disk: Online cloudové úložiště snadno a jednoduše
Díl 3: Kalendář: Organizujte efektivně svůj život & práci
Díl 4: Hangouts: Jedna aplikace pro všechny vaše konverzace

Díl 3: Kalendář: Organizujte efektivně svůj život & práci

Ušetřím vás námahy spojené s pochopením toho, jak Google kalendář funguje. Google kalendář dostatečně pokrývá základní funkce kalendáře Outlook , plus má několik dalších výhod navíc:

1. INTEGRACE S GOOGLE MAPS

V případě podniků zaměřených na služby, je čas vzácná esence. Pokud pravidelně vysíláte vaše zaměstnance na různá pracoviště, tak vaším zájmem je, aby se na místo dostali včas, ne-li dříve. Vzhledem k tomu, že jsou oba produkty od společnosti Google, můžete jednoduše vložit adresu klienta do samotné události v kalendáři. Jedním kliknutím na adresu, získají vaši zaměstnanci okamžitě správnou trasu k cílové adrese. To jim samozřejmě ušetří drahocenný čas, který by jinak strávili při opakovaném objíždění bloku. 

2. SLEDUJTE ZAMĚSTNANCE

Je-li vaše firma jedna z těch, která má x zaměstnanců, kteří nemají vždy jednoznačné pracoviště. V pondělí například váš zaměstnanec staví opěrné zdivo pro jednoho klienta, a druhý den naopak seče trávník na druhém konci města pro jiného. Google kalendář vám pomůže lépe organizovat jejich čas a zároveň, můžete sledovat pracovní místa všech svých zaměstnanců. 

3. OBCHODNÍ UPOMÍNKY

Mnohdy se v podnikání setkáme s placenou službou, která je pro dva první týdny zdarma k vyzkoušení. Pokud takovou službu nabízíte i vy, tak je ideální, aby 13 den vám bylo připomenuto, že zkušební verze následující den končí. Pomocí Google Kalendář, jste schopni nastavit hned několik různých připomenutí, ať už emailem, SMS či vyskakovacím oknem v prohlížeči. Tyto připomínky je možné použít v širším záběru např. pokud nemáte nastavené pravidelné platby pro sociální a zdravotní pojištění, tak si můžete nastavit připomínku v den, kdy je třeba danou platbu provést, tak aby dorazila na příslušný úřad právě včas.

Příklad: Připomínka pro platbu Sociálního pojištění, která je v kalendáři nastavena na každý 14. den v měsíci, kdy den předem obdržím automaticky email, který mě na platbu upozorní. Zároveň v den, kdy platba má být odeslána, obdržím ve 12:30 SMSku, která mi platbu opět připomíná.  

5. INTEGRACE NAPŘÍČ PROGRAMY

I když existuje mnoho konkurentů, Outlook stále vládne. Patří mezi nejoblíbenější kalendáře, využívaný velkými společnostmi. Naštěstí pro malé živnostníky Microsoft Outlook a Google Kalendář jsou v dokonalém souladu. Můžete poslat pozvánku z Outlooku do Google Kalendáře a naopak, či navzájem si na sdílet své kalendáře a synchronizace proběhne vždy dokonale. Není třeba, se zbytečně obávat konfliktů během plánování z důvodu chybné synchronizace kalendáře.

6. SDÍLENÉ KALENDÁŘE

Obchodní zástupci jsou jako toulavé plemeno a skuteční silniční válečníci. Nikdy přesně nevíte, kde se právě nachází. Vytvořte si v Google Kalendáři “Obchodní kalendář” a nechte do něho své obchodní zástupce nahrát jejich harmonogram. Budete moci tak sledovat, jejich prodejní plány, a všechny další relevantní informace.

7. MÍT PŘEHLED (NAROZENINY, SPORTOVNÍ UDÁLOSTI,…)

Není to sice business-orientované, ale svůj význam to má, svůj kalendář můžete synchronizovat např. z narozeninami přátel z facebooku či vámi potvrzenými fb událostmi. Více o tomto propojení naleznete v článku – “Synchronizace Facebook událostí“. Eventuálně, pokud je z vašich přátel někdo velký fanoušek vámi oblíbeného týmu, není nic snadnějšího, než mít navzájem sdílený kalendář, díky kterému, si můžete být jisti, kdy je dobré neplánovat obchodní večeři.

Pokud doposud nevyužíváte Google Kalendář, navrhuji vám ho vyzkoušet. Zcela jistě vám pomůže získat lepší kontrolu nad svým pracovním dnem a být ještě více produktivní!

A co teď? Teď hurá k registraci Google Apps, ať už s naší pomocí, či svépomocí. Držím palce! A pokud budete cokoliv potřebovat, víte kam se obrátit:  jan.zitko@sievert.cz .

V příštím díle se zaměříme na to, jak malé a střední podniky mohou využít službu Google Hangouts pro své podnikání – Díl 4: Hangouts: Spojte se se svým týmem online