Jako podnikatel si nemohu pomoci, ale divím se, kolik skvělých služeb nabízí Google pro veřejnost zcela zdarma! Nicméně je jedna služba, která není zcela zdarma, ale je za velmi příznivou cenu, a to je Google Apps pro firmy. Pokud nejste obeznámeni s touto úžasnou sadou cloudového softwaru, nemějte žádné starosti. Budu vás doprovázet na cestě, která vám postupně představí jednotlivé služby tohoto kancelářského balíku.

Dnes budeme zde na Google Apps Blogu publikovat druhý ze čtyř dílů o tom, jak malé a střední podniky mohou a měly by používat Google Apps pro firmy s cílem snížit výdaje a zároveň si usnadnit život. Nejedná se jen o nějaké obecné tvrzení o Google Apps. Budu tu psát o hodnotných typech z předních linií, za podnikatele, který využívá Google Apps pro téměř 100% svých pracovních úkolů .

Níže uvedené odkazy se aktivují vždy, když bude zveřejněný nový díl.
Díl 1: Gmail: Nejlepší email pro malé a střední podniky
Díl 2: Disk: Online cloudové úložiště snadno a jednoduše
Díl 3: Kalendář: Organizujte efektivně svůj život & práci
Díl 4: Hangouts: Jedna aplikace pro všechny vaše konverzace

Díl 2:  Disk: Online cloudové úložiště snadno a jednoduše

V dnešním díle se zaměříme na Google Disk, cloudové úložistě a správce dokumentů z aspektu Google Apps. Nejdříve však trochu zavítáme do mých osobních vzpomínek a zavzpomínáme na uplynulé roky a způsobu ukládání dat.

1995 – Vzpomínám si, jako by tomu bylo včera, kdy můj otec zakoupil první počítač. Přinesl domu podomácku sestavenou 386ku s velkým CRT monitorem a “velkokapacitní” Zip diskem. Počítač nám v té době sloužil především pro zpracování textů tzn. k tvorbě spousta referátů do školy a příležitostnému hraní her jako Warcraft 2 či Command & Conquer.  Maximální velikost pevného disku u 386 bylo cca. kolem půl Gigabajtu, samozřejmě takto velký disk jsme nevlastnili. 200 Mb nám muselo stačit a taky vždy bohatě stačilo. Cena počítače? Zhruba 30 až 40 tisíc korun, jinými slovy jako by dnes stál astronomických 80 a více tisíc. Dnes již nepochopitelné, tak málo výkonu a prostoru za tak hodně peněz.

2000 – Sestra obdržela svůj první digitální foťák. Je dodán s masivním 64 MB SD paměťovou kartou a zvládá monstrózní rozlišení až 3,2 Mega Pixelů. Kdo by mohl potřebovat více než 64 MB pro ukládání dat nebo ostřejší obraz? Nikdo.  Což bylo na tom pozitivní.

Poznámka pod čarou: Všimli jste si v dnešní době, že by u sebe někdo nosil malý kompaktní foťák? Pamatuji si, že na střední škole ho holky nosily téměř pořád do třídy. Odpověď je zcela zřejmá, byl vytlačený chytrými telefony, které v mnohých ohledech překračují stávající foťáky.

2005 – V posledním ročníku střední školy jsem si pořídil velmi populární USB disk o velikosti cca. 125 MB, domnívající se, že mi vydrží i po dobu celého studia na VŠ.

2008 – Na vysoké škole jsem narazil na velmi populární sítě P2P. Huby. Přenosy dat dosahovaly rychlostí až 100Mbs. Celé filmy bylo možné stáhnout za pár sekund. Bylo to neuvěřitelné! Avšak 125 Mb fleška neměla nejmenší šanci oproti 1 Gigabajtovým filmům. Naštěstí v té době, jsem obdržel k Vánocům 160GB disk, dokonce bez externího napájení.

2010 – Na jedné z přednášek na vysoké, někdo vytáhl 1TB externí disk s USB napájením o velikosti mé peněženky. Můj 160GB externí disk, by se v té chvíli hodil spíše jako těžítko.

2012 – Nasadil jsem na svoji doménu Google Apps pro firmy, provedl nastavení e-mailu a narazil na tuto jedinečnou maličkost s názvem Google Disk. Trochu jsem věděl, že jsem právě oficiálně vstoupil do světa cloud storage.

Google Disk vám dává možnost bezpečně uložit téměř jakýkoliv soubory v cloudu. (Doporučuji dále přečíst článek – “Cloud Computing? Jeho výhody a nevýhody?“) Pro vás netechnický podnikatele, to znamená, že dokument “soubor” není fyzicky uložen na jednom zařízení – nejčastěji  v tom vašem, ale je uložen na internetovém serveru. Přístupný je pak z jakéhokoliv zařízení, které je připojeno k internetu. Samozřejmě po patřičném nastavení oprávnění (Doporučuji dále přečíst článek – “Google Apps a bezpečnost“).

Jako podnikatel a budoucí majitel malé firmy, vím, že existuje poměrně málo dokumentů, které je třeba pevně držet v papírové formě. Proto namísto domácí kartotéky vedu virtuální kartotéku v Google Apps. Šetřím díky tomu nemalé finance za papír a toner do tiskárny. Minimalizuji riziko ztráty či poškození dokumentů a v neposlední řadě díky mé bez papírové cestě šetřím i lesy.  Dovolte mi, abych vám představil způsob, jak si nejlépe zorganizovat svoji vlastní online kartotéku.

Zde je návod, jak jsem si označil a uspořádal složky mých obchodních dokumentů v Google Drive. Neváhejte a nastavte si je stejným způsobem:

Dokumenty společnosti

• zakládající dokumenty společnosti
• potvrzení o DPH, živnostenské listy – kopie
• interní směrnice
• přístupové údaje k webu, k emailů, k bance, atd.

Příjmové a výdajové dokumenty

• Učetnictví 2014
  • vystavené faktury
  • přijaté faktury
    • 1Q
    • 2Q
    • 3Q
    • 4Q
• Historie 2013 – 2010
  • Učetnictví 2013
  • Učetnictví 2012
  • …
• šablony faktury

Marketingové dokumenty

• Logo webových stránek a další důležité soubory  Photoshopu
• Emailové šablony pro klientský průzkum
• WordPress zálohy v případě pádu vašich webových stránek

Vaše projekty

• Název klienta
  • smlouvy
  • projekty
    • název projektů
      • marketing
      • obchod

Poznámka pod čarou: Velmi se mi osvědčilo předávání podkladů pro učetnictví skrze Google Drive, stačilo nasdílet složku Učetnictví 2014 s paní účetní, která si dokumenty již dále zpracovává sama. Též mi kvartálně generuje XML soubory k přiznání DPH a sdílí je na můj Google disk. Jediná moje starost je tyto soubory vzít a odeslat skrze datovou schránku přímo na finanční úřad. Samozřejmě podobnou předávku dokumentů si můžete domluvit s kýmkoliv, kdo Google Drive využívá. 

V neposlední řadě je Google Drive taky domov pro Google Dokumenty, tzn. sada nástrojů pro zvýšení produktivity firmy – více známé jako Google verze aplikacích Word, Excel a PowerPoint. Není třeba tak kupovat nákladný podnikový software. Stačí se pouze přihlásit do Google Drive a můžete okamžitě začít s vytvářím dokumentů Word, sumarizovat číselné řady v různých tabulkách, nebo vytvářet působivé prezentace pro vaše pracovní schůzky.

Velmi užitečná funkce při používání Google Dokumentů je dynamický  “aktualizovaný” obsah dokumentů.  Jinými slovy, můžete jakýkoliv dokument s kýmkoliv sdílet. Stačí zvolit jen formu uživatelského oprávnění – pouze prohlížení dokumentu, možnost přidávat komentáře k dokumentů či jeho plná editace. V takto sdíleném dokumentu lze poté sledovat změny v reálném čase s možností procházet jednotlivé změny v historii daného dokumentů. To je skvělé např. pro přezkoumávání návrhů a zpráv s lidmi, co nejsou v místnosti (nebo městě či státě), jako vy.

Více se dočtete v článku – “Jak na Google Disk alias Google Drive“.

A co teď? Teď hurá k registraci Google Apps, ať už s naší pomocí, či svépomocí. Držím palce! A pokud budete cokoliv potřebovat, víte kam se obrátit:  jan.zitko@sievert.cz .

V příštím díle se zaměříme na to, jak malé a střední podniky mohou využít Google Kalendář pro své podnikání – Díl 3: Google Apps po firmy – Kalendář: Organizujte efektivně svůj život & práci