Hromadné emaily z Gmail

V dnešním článku si ukážeme jednoduchý postup, jak odesílat zprávy na více příjemců, které se však liší částí obsahu dle konkrétního příjemce. Může se Vám hodit v momentě, kdy zasíláte například nějaké výsledky nebo specifické nabídky či jen posíláte hromadně přání k Novému roku. Za pomocí doplňku “Yet Another Mail Merge” docílíte osobnější přístup a zároveň ušetříte čas, který by jste jinak strávili nad neustálým přepisováním toho samého emailu.

• Klikněte na tento odkaz a proveďte přidání skriptu – Yet Another Mail Merge do Doplňků vaší Google tabulky, nezapomeňte povolit skriptu patřičné oprávnění ve vašem Google účtu. Jakmile bude skript do Google Tabulek nainstalovaný, najdete ho pod Doplňky viz. (obrázek níže).

• Klikněte na Start Mail Merge, vyberte libovolnou možnost, např. Starred in Android. Automaticky se Vám vytvoří sloupcová struktura (Full Name, Prefix, First Name, Last Name, Email Address, Company). Dle libosti editujte pole, např. viz (obrázek níže).

• Přejděte do vaší poštovní schránky. Přes ozubené kolečko se dostaňte do Nastavení, kde přejděte do Laboratoře. Zde aktivujte Předpřipravené odpovědi – článek “Gmail Laboratoř – (Předpřipravené odpovědi, Vrátit zpět odeslání)“
• Vytvořte předpřipravenou odpověď viz.(obrázek níže) a vložte do ní jednotlivé proměnné ve tvaru <<nazev_sloupce>>, kdy hodnota nazev_sloupce odpovídá jednotlivým hodnotám  v tabulce viz.(obrázek výše).

• Zadejte název předpřipravené odpovědi, kde můžete opět použít proměnou část viz. (obrázek níže) <<nazevspolecnosti>>.

• Nyní se opět vraťte do zdrojové tabulky s daty.  Přejděte nahoře v menu na Doplňky / Yet Another Mail Merge / Start Mail Merge. Zvolte z nabídky Draft, vámi předpřipravenou odpověď, pojmenujte odesílatele a zvolte email ( hodí se v případě, pokud máte v účtu nastavených více odesílacích adres). V případě potřeby proveďte test “Send me a test email”. Pokud test proběhl v pořádku, klikněte k odeslání hromadné pošty na tlačítko “Send Emails”. Po úspěšném odeslání klikněte na tlačítko “OK”.
• Pokud byla pošta úspěšně odeslána, zobrazí se na konci nový sloupec Marge status s informací EMAIL_SENT. Najetím na jednotlivé řádky ve sloupci Marge status, získáte skrze zobrazenou poznámku informaci o datu a času odeslání.

• Výsledek je viditelný níže, každý email nese odpovídající informaci v těle zprávy, tak i v předmětu zprávy.

Důležité poznámky:

• Chcete-li  podpis v předpřipravené odpovědi, je nutné, aby byl součástí předpřipravené odpovědi.
• Originální manuál k doplňku “Yet Another Mail Merge” v angličtině ke stažení zde.
• Pokud posíláte obrázek, je potřeba tento obrázek nahrát na Google Fotky a následovně ho přikládat do předpřipravené odpovědi prostřednictvím Webové adresy (URL).