V dnešním článku vám představím způsob, jak během velmi krátké chvíle zvládnout tisíce zpráv ve vašem inboxu a zároveň vás naučím práci s tkz. nulovým inboxem dále jen “Zero Inbox”. V podstatě se jedná o vcelku nový přístup práce s doručenou poštou, který se snaží udržet v poštovní schránce, jen to pro vás opravdu podstatné a aktuální. Nebudeme si nic nelhávat, většina poštovních schránek v dnešní emailové době přímo přetéká a jejich vlastníci tráví tak desítky minut denně v přebíráním se v desítkách nabídek, newsletterů, spamu a dalších více či méně důležitých zprávách.
Připomíná Vám to něco?? Ano, tak zbystřete…
Takže na začátku ještě jednou co je vlastně Zero Inbox. Jak už bylo zmíněno v úvodu, je to určitý systém, vyžadující pečlivý přístup ke správě emailů, mající za cíl držet váš inbox “příchozí poštu” prázdnou či alespoň zcela prázdnou. Na začátku jsem byl k tomuto přístupu lehce pesimistický, neboť stejně jako většina uživatelů Gmailu jsem byl zvyklí mít všechny zprávy pohromadě na očích dle nějaké časové posloupnosti jejich příchodu. Moje schránka měla vybudovaný celkem důmyslný systém štítků, podštítků a x automatických filtrů, které se staraly o jednotlivé zařazování do těchto štítků. Proč tedy mít najednou prázdnou poštu? Kam všechny ty emaily dám? K čemu je to vůbec dobré? Co mi to přinese za výhody a jsou i nevýhody? Předpokládám, že většina z vás při čtení těchto řádků, mají podobné otázky. Ok, pojďme si je postupně zodpovědět.
Jak jistě již mnozí tušíte, nakonec se ze mně stal, skutečně jeden z těch, co tomuto systému propadl a spokojeně využívá dennodenně jeho skryté výhody. Takže proč udržovat vaši poštu prázdnou či poloprázdnou? Otázka je vcelku jednoduchá, v důsledku využívání systému Zero inbox se vám velmi brzy podaří soustředit se opravdu jen na ty emaily, které jsou pro vás prioritní a váš čas skutečně tak vyžadují. Navíc se stane váš email velmi přehledný. Neuvěříte mi, kolik jsem ušetřil času, díky odpadnutí času stráveného v nekonečném přebírání, přiřazováním priorit a hledáním. Nyní mám ve své doručené poště, opravdu vždy jen pár emailů k řešení a můj mozek se tak může soustředit na to podstatné.
Předpokládám, že jste celý netrpělivý a čekáte na tu zázračnou alfu a omegu tohoto systému. Celý systém je postaven na životním cyklu emailu, nebo-li co takový email může potkat, když k vám do doručené pošty dorazí. Ve své podstatě se může stát těchto 5 věcí. Email buď odstraníte, delegujete, reagujete, odkládáte nebo děláte. OK, asi si pomyslíte, že to není pro vás nic nového, ale pro Zero inbox jsou to hlavní pilíře celého fungování.
Jak tedy začít používat tento systém v praxi a jak se zbavit stávající pošty? Jednoduše, označte všechny zprávy ať už jich je sto nebo tisíce a odešlete je do archivu = “poté k nalezení ve štítku všechny zprávy”. Nyní jsme vyčistili doručenou poštu, doporučuji smazat i stávající systém filtrů a štítků a vytvořit si nový, dle stávajících potřeb a ne těch minulých. Podotýkám, emaily nemažeme! Pouze je všechny přesouváme do archivu, tzn. pokud bude vyhledávat skrze vyhledávací formulář, vždy obdržím i emaily v tomto archivu. Nyní doporučuji vytvořit dva štítky, pojmenování nechám na vás, pro výše zmiňované dvě akce dělat a delegovat. V mém případě jsem si vytvořil dva štítky, štítek Akce a štítek Čekám na odpověď. Ostatní akce štítky nemusí mít, neboť akce odstranění je jasná, ikonka koše, akce reagujete ikonka odpověď na email “využiji, pokud jsem schopný na email reagovat do 3 minut vašeho času, v opačném případě, přiřazuji štítek Akce” a poslední akce odložení, je ikonka poslání do archivu.
Jak jste si všimli, nyní máme pro všech 5 úkonů s novými emaily jednoznačně nadefinované činnosti pro provedení.
- Odstraním = ikonka Smazat
- Deleguji = štítek Čekám na odpověď
- Reaguji = ikonka Odpovědět “méně než 3 minuty”
- Odkládám = ikonka Archiv
- Dělám = štítek Akce “email vyžadující moji pozornost na delší než 3 minuty”
Nyní je třeba skrze Ozubené kolo, Nastavení, přejít na záložku Doručená pošta, zvolit Styl doručené pošty na prioritní pošta a poté přiřadit nové sekce (kliknu na možnosti a z menu vybírám další možnosti), v našem případě štítek Akce a Čekající na odpověď.
Vaše rozložení doručené pošty bude vypadat, zhruba následovně viz. obrázek níže.
- Důležité a nepřečtené – zde naleznete nově příchozí poštu, kterou označí Gmail nějakým svým algoritmem za důležitou např. díky tomu, že ví, jak s danou adresou často navzájem komunikujete.
- Akce “Dělám” – zde budete mít seznam všech emailů, které vyžadují nějakou vaší akci “delší než 3 minuty”, jinými slovy to lze nazvat jako deník úkolů.
- Čekající na odpověď “Deleguji” – seznam emailů, čekající na reakci někoho dalšího, eventuálně sem můžete připínat i vámi odeslané emaily, kde čekáte na reakci. Zkrátka konverzace vyžadující delší pozornost, ale ne takovou, aby jste je měli v Akci. Můžeme to nazvat taktéž jako “In progress pošta”.
- Ostatní – ostatní příchozí pošta, kde Gmail nevyhodnotí obzvlášť velkou důležitost.
Předpokládám, že pokud jste dočetli až sem, tak jste již pochopili celý princip fungování Zero inboxu. V podstatě v doručené poště držíte, jen to co aktuálně řešíte, nově příchozí emaily v rychlosti vyfiltrujete dle 5 úkonů výše. Nezapomeňte splněné Akce, vyjmout ze štítků a poslat do Archivu.
Pár užitečných rad na závěr:
- Nenechávejte stále otevřeného e-mailového klienta.
- Kontrolujte e-maily pravidelně v průběhu celého dne, například na začátku každé hodiny.
- Nejprve volte úkony odstranit nebo archivovat, sami zjistíte, jak moc emailů ve své podstatě nepotřebuje vaši další pozornost.
- Okamžitě reagujte na všechny nové zprávy, které mohou být zodpovězeny do tří minut nebo méně.
- Přesouvejte nové zprávy, které vyžadují více než tři minuty do Akce. Eventuálně si vytvořte speciálně pro zprávy, vyžadující delší odpověď samostatný štítek “Vyžaduje odpověď”.
- Lze vytvořit i další specifické štítky, například jste si mohli všimnout, že mám ve své doručené poště tolik neoblíbený štítek Zaplatit, který automaticky přikládám ke složenkám a fakturám. Samozřejmě, mám i zelený štítek, Zaplaceno.
- Vytvořte si klidně i filtry pro jednotlivé vaše klienty, adresy, atd… ale není třeba mít viditelné tyto štítky…zvolte u štítků možnost, V seznamu štítků: Zobrazit, není-li přečteno.
Věřím, že mnoho z vás tento způsob práce po přečtení tohoto článku vyzkouší v praxi. Chce to chvilku zvyku, ale věřím, že během velice krátké chvíle už nebudete chtít nazpět předešlou přeplněnou doručenou poštu. Stejně tak věřím, že v určitých modifikacích, již tento způsob práce spousta z vás využívá. Snad jsem těmto, lidem alespoň pomohl vydefinovat jednotlivé procesy a některé třeba i zlepšit.
Pokud se budete chtít rozdělit o vaše stávající zkušenosti či nově nabité, díky Zero-inbox, budu vděčný za vaše komentáře níže. Děkuji.
Autor článku: Jan Zítko (www.google-apps.cz)
Kde to právě žije